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大學院校一站式網上辦事大廳系統的設計與實現

時間:2020-09-15 09:44作者:傅惠娟
本文導讀:這是一篇關于大學院校一站式網上辦事大廳系統的設計與實現的文章,本文闡述了一站式網上辦事大廳建設框架,以流程模板、自定義表單、自定義流程、流程監控等功能模塊為基礎,采用事務驅動模式進行集中管理,聚焦師生實際辦事需求。

  摘    要: 通過分析高校信息化現狀,提出一站式網上辦事大廳的建設目標。闡述了一站式網上辦事大廳建設框架,以流程模板、自定義表單、自定義流程、流程監控等功能模塊為基礎,采用事務驅動模式進行集中管理,聚焦師生實際辦事需求。該系統讓數據“多跑路”,讓師生“少跑腿”,提高了辦事效率,提升了用戶服務體驗。

  關鍵詞: 智慧校園; 流程引擎; 自定義表單; 一站式辦事大廳;

  Abstract: By analyzing the current situation of informatization in colleges and universities, this paper puts forward the construction goal of one-stop online service hall. The construction framework of one-stop online service hall is expounded, and the system of one-stop online service hall is based on the process template, user-defined form, user-defined process, process monitoring and other functional modules, adopts the transaction driven mode for centralized management, and focuses on the actual needs of teachers and students for service. The system makes the data "run more", and makes teachers and students "run less", which improves the service efficiency, and improves the users' experience on the service.

  Keyword: smart campus; process driven; user-defined form; one-stop online service hall;

  0 、引言

  近幾年,隨著高校信息化水平的不斷發展,很多高校各類業務系統建設已經遍地開花,這些系統在推進無線化辦公、提高工作效率等方面起到了不少作用,但是這些業務系統是由不同的軟件供應商提供的,且各自為政,師生辦理某一事項仍然需要跑到各自的業務系統中申請辦理,同樣的基本信息數據存在重復填報以及信息填寫不規劃等問題,而且辦事后的實時進度、辦事時限等問題也很難解決[1,2]。為改善師生服務體驗,解決相關難題,讓師生用戶實現“最多跑一次”,建設一個業務協同聯動、辦事方便快捷的一站式的網上辦事大廳顯得尤為重要。

  1 、高校信息化現狀

  從高校信息化建設的經歷來看,從硬件設施建設階段到現在的智慧校園階段,雖然有得了一定的成果,但是存在的問題也不能忽視,這些問題具體表現在以下幾個方面。

  1.1 、缺乏頂層規劃

  信息化建設過程中,往往存在著一個業務系統一個廠商,而且建設的內容都是業務部門自己說了算。在實際過程中,由于不同廠商的建設理念不一致、建設邊界相對模糊、權責不明確,業務部門則是關注某個業務場景中的流程需要,并不會以校級層面來管理考慮這些問題,這樣一來,各業務系統產生的數據質量就會低下,遇到需要某些數據支撐其進行決策或改善的時候,就提供不了高質量的數據。各類分散的數據還需要耗費大量人工進行匯總統計,數據的準確率和及時性不能得到保證。每次都要進行重復工作,未能有效得到數據的積累效應。信息化建設部門需要站在全局角度做好頂層規劃顯得非常必要。
 

大學院校一站式網上辦事大廳系統的設計與實現
 

  1.2、 缺乏統一的開放支撐平臺

  目前高校的情況就是業務系統很多,但是辦事項仍然很繁瑣。以學生請假為例,需要在學工系統中提出申請,然后還要由相關工作人員到教務系統、進出門系統登記,方便任課教師、保安查閱,一個事項需要重復和反復提交;若要查詢個人信息,也有多個出口,存在教務系統、學工系統、離校系統查出來的信息不一致,數據沒有實現共享[3]。因此,為了能更加方便師生快速辦理事務、反饋問題,建設一個統一的開放支撐平臺非常有必要[4]。

  1.3 、缺乏個性化服務設計

  目前,大部分高校的業務系統主要是從管理者的角度來建設,而非教師、學生、社會人員等這些一線用戶,因此,每個業務系統針對每個用戶的界面都是一樣的,沒有根據每位用戶的實際需求來推送消息和服務,用戶體驗感差。學校信息化的評價體系不夠完善,反饋渠道不暢通,因此需要創新建設理念,以用戶需求為中心,業務需求要從強調管理需求、部門需求轉變為強調用戶需求,讓用戶不需要因為辦一件事項重復填報信息、反復進入不同系統,而只要通過一個入口提交自己的需求;同時可以實時查看、跟蹤自己的事項進展和辦理結果。

  2、 系統設計

  一站式網上辦事大廳是以流程引擎為基礎,應用信息化手段,以教職工和學生為主要服務對象,整合并優化高校管理流程服務資源的網上服務平臺[5]。網上辦事大廳將高校各個業務部門之間的流程服務進行聚合和優化,為廣大師生提供“一站式”的流程辦理服務,讓數據多跑路,讓師生少跑腿。系統重點建設流程引擎服務和表單工具服務,并以門戶平臺的整體形象予以公示,系統的建設框架如圖1所示。

  圖1 一站式網上辦事大廳建設框架
圖1 一站式網上辦事大廳建設框架

  第一層是服務層,是全校師生使用網上辦事大廳的快速入口,也是各項流程服務事項和公共信息瀏覽的匯集點,包括當前用戶信息、各類通知公告、系統推薦的服務事項、自定義服務、待辦事項、已辦事項以及我發起的事項等。系統會自動根據當前用戶的角色顯示不同的信息,用戶自己也可以設置不同的個性化界面,個性化事務的辦理權限。系統支持電腦版、移動版、微信公眾號等多種終端的顯示。

  第二層是業務層,這是辦事大廳建設的重點內容,包括表單設計、流程構建、流程執行和流程監控等內容。表單和流程設計器用于流程模板的定義,流程執行業引擎根據流程模板的定義控制流程執行。流程監控和管理提供帶外的流程控制,如督辦、延期統計等功能。業務層還提供了與智慧校園其他應用的接口,流程執行的結果數據通過接口交換到教務、科研、人事、學工等各業務系統封裝起來,讓用戶不需要重復填寫信息,真正感知到“一站式體驗”。

  第三層是數據層,主要存放流程模板的定義數據和流程執行過程中的屬性數據集,并通過數據交換中心實現組織機構和用戶信息的共享。

  3 、系統實現

  系統基于B/S架構,采用ASP.NET的開發框架,以Google MD風格設計,界面更簡潔方便,終端適應性更強,并通過OAuth協議與微信公眾平臺對接,用戶不需要安裝特殊客戶端工具,即可實現一次綁定自動登錄,隨時隨地的辦理相關事項。系統以模板技術為基礎,通過動態定義的表單和流程步驟,實現流程的用戶自定義擴展。

  3.1 、流程模板

  流程模板是流程執行過程中顯示、接收用戶輸入和控制流程走向的依據。實際上每個不同的事項對應一個流程模板。模板主要包括表單和步驟兩個組成部分,表示用于用戶交互和數據采集,而步驟用于控制流程的路由。由于每個事項的申請人員類型不同,將模板與系統角色的關聯,只有指定角色的用戶才能發起指定的事項申請。事項的相關說明,包括注意事項、辦理說明和提交材料等信息都設置在模板信息中,并通過設置模板對發起次數和并發進行控制。

  3.2、 自定義表單設計

  從靜態角度看,流程可以看作為一系列屬性的集合,這些屬性是由發起者和中間的辦理人員輸入的信息。系統用自定義表單來組織管理屬性集合。由于流程的每個步驟都可能往流程添加數據,因此每個步驟都可以關聯一個表單。

  表單設計是創建流程的第一步,也是數據輸入的源頭,表單由一系列字段組成,對用戶輸入的信息進行統一的設計,表單的字段包括:字段名稱、輸入控件類型、可選項列表、默認值、是否必填、分類、幫助提示等信息,其中字段名稱是顯示給用戶看的名稱,分類用于給輸入表單進行劃分區塊,幫助提示信息用于給用戶提供輸入的說明。

  系統采用自動的HTML控件生成技術,根據指定的輸入控件類型、可選項列表和默認值來動態生成表單?丶念愋桶ㄎ谋究、多行文本框、數值框、單選框、多選框、日期、日期時間、附件等,對于單選和多選框用戶可以通過可選項列表來定義各個選項。

  為了方便數據存取和統計,表單與物理表建立關聯,一個表單對應數據庫中的一個物理數據表,定義好表單的字段后,系統會自動在數據庫中生成相應的物理數據表和字段。流程執行過程中產生的數據就保存在物理表中,每個流程對應數據表的一條記錄。除了默認值和必填項的設置外,系統支持通過正則表達式和SQL語句的方式進行表單輸入數據的有效性驗證。

  3.3、 自定義流程設計

  流程設計是整個辦事大廳關鍵模塊。流程中主要包括節點和連接線,節點包括開始節點、控制節點、步驟節點和結束節點,其中開始節點和結束節點只有一個,分別用于標識流程的起點和終點;控制節點用于控制流程的走向;步驟節點是流程的各個步驟。為方便動態增減流程節點和控制流向,設計了一個輕量型的可視化的流程定義工具,可以根據實際需要進行可視化拖曳增減。

  流程步驟主要包含步驟名稱、操作提示、辦理人員、輸入表單和數據校驗等元素。輸入表單與上述定義好的自定義表單進行綁定,辦理人員在實際流程中可能出現多種情況,可能需要由某個崗位、某個部門或指定的人員辦理,系統提供了智能的人員選擇器完成辦理人員的自動選擇,辦理人員選擇器是一個字符串描述,設計人員可以填寫角色名稱、部門名稱、指定用戶或者流程屬性引用等內容。

 、沤巧航巧嵌鄠用戶的集合,代表特定的崗位或權限,角色可以由用戶自定義,并為用戶指定角色,用戶和角色是多對多的關聯關系。如果輸入角色的名稱,則系統將該角色對應的用戶都選為辦理人員。

 、撇块T:如果輸入的是某個部門的名稱,則該部門的人員都選為辦理人員。

 、侵付ㄓ脩簦盒枰硞指定用戶辦理時,可填寫用戶的姓名,如果姓名存在重名情況,可填寫用戶的編號。

 、攘鞒虒傩砸茫毫鞒虒傩允怯脩粼诹鞒瘫韱沃休斎氲膬热,對于需要由申請或辦理人員來指定的情況,可以輸入流程屬性的名稱,系統將屬性值作為人員選擇器,遞歸調用前面的解析方式選擇人員。

  在流程執行過程中,系統按從上到下的優先順序確定辦理人員,未能找到辦理人員的給出異常提示。對于多個用戶同時辦理同一步驟的情況,用戶可在流程步驟上設置會辦選項,如果未選擇會辦,則其中一個用戶辦理完成后,同步驟的其他用戶就不需要再辦理。

  跟程序設計類似,流程的執行也存在順序、分支和循環結構。系統通過在流程節點之間添加控制節點來控制流程走向,控制節點通過控制條件和下一步驟的組合來定義分支,未定義控制節點的按順序結構執行,如果分支如果指向前導的節點,則構成了循環結構?刂茥l件是一個邏輯表達式,采用SQL自帶的邏輯運算功能設計了動態的條件定義,設計人員可以填寫任何符合SQL規范的語句來進行判斷,并可引用自定義表單中輸入的屬性值,例如【用戶類型】=“教職工”用于判斷用戶在表單中填寫的用戶類型字段是不是教職工。

  圖2 自定義流程示例
圖2 自定義流程示例

  3.4、 流程的執行

  流程模板定義好后,用戶選擇需要辦理的流程模板,由流程引擎創建流程的步驟,給申請用戶顯示第一個步驟對應的申請表單,申請表單提交后根據流程的定義創建后續步驟,并根據辦理人員選擇器獲取辦理人員,每個步驟創建后,系統會通過微信消息通知辦理人員,用戶只需點擊消息,即可打開流程的辦理界面。

  流程步驟的辦理包括待受理、已受理和完成三種狀態,新創建的步驟處于待受理狀態;用戶點擊流程后,流程即處理已受理狀態,填寫該步驟對應的表單提交后即處理完成狀態,步驟完成后又交給流程引擎創建后續步驟直接結束節點。用戶的辦理還可以進行退回、轉交和抄送等幾個操作。退回操作時由辦理人員填寫退回的原因和選擇退回到哪一個前導步驟,系統停止創建后續步驟,并將前導步驟設為待受理狀態,并向前導步驟的辦理人發送辦理通知;轉交操作用于將當前的步驟轉給另一個人辦理,系統還支持預設辦理轉移,在指定時間段內的所有任務都自動轉給指定人員;抄送實際上是向流程中添加額外的辦理人員,但抄送步驟不影響主流程的執行,也就是說抄送步驟是否完成不影響整個流程的執行過程。

  3.5、 流程監控和分析

  當流程啟動后,由流程監控模塊對流程實例進行實時管理、查詢干預和效率分析等工作。從用戶角度來說,需要實時了解自己提交事項的辦理情況,包括有沒有通過審批、有沒有被忽略或者耽擱,系統提供了我申請的事項模塊,用戶可以瀏覽自己提交的所有事項及其辦理進度,可以查看辦理人員的辦理意見和回復。從管理者角度來說,可以從全局角度監控各項事項流程狀態是否正常、流程設計是否合理、運行日志是否異常、有沒有長時間沒有處理的事項、有沒有用戶提交什么意見和建議。系統為每個流程定義了流程管理員,流程管理員一般是每個流程對應業務部門的事項負責人。由流程管理員對關聯的流程監控,在流程監控模塊,可以查詢各個正在辦理中的事項的進度和已辦理時長,可通過微信公眾平臺的模板消息發送督辦提醒。實際的流程運行過程中還可能出現已經辦理完成的步驟但又發現辦理意見填錯的情況,這時可由辦理人員作退回操作,也可由流程管理員對流程步驟進行回滾。系統提供辦理次數統計用于統計每個用戶參于流程的次數;辦理時長統計用于分析每個用戶或每個流程步驟的平均辦理時長;辦理延期統計用于查詢未按時完成辦理的事項和辦理人員。

  4 、結束語

  一站式網上辦事大廳是基于學,F有的業務系統,針對目前存在的問題進行資源整合,以“用戶為中心”,為用戶提供全天候的服務[6]。在功能上可以做到及時推送消息,將被動使用變成主動推送;也可以將同一事項的重復操作轉變為一鍵提交,同時能實時監控自己提交事項的審批人員、審批意見、辦理進度以及相關結果;對于相應事項流程的設計、審批人員的表現都可以進行實時評價。接下來的工作,將進一步深入思考如何更好的在服務事項數量和質量之間尋找平衡,如何更好的提高數據質量,在數據決策過程中能起到關鍵作用。

  參考文獻

  [1]冀翠萍.智慧校園業務應用融合的探索與實踐[J].現代教育技術,2018.28(1):66-72
  [2]王世鋒.從數字化校園到智慧校園建設的思考與探索[J].計算機時代,2019.5:97-99
  [3]劉革平,鐘劍,謝濤.基于流程驅動的高校智慧校園基礎架構研究與實踐[J].中國電化教育,2019.4:24-28
  [4]鐘然.基于一站式服務平臺的高校網上辦事大廳建設[J].開封教育學院學報,2018.38(5):92-93
  [5]王宣琳,孫凌潔,蘇冠賢.高校一站式網上辦事大廳業務流程建設淺析[J].現代信息科技,2018.2(8):5-7
  [6]王磊.基于流程引擎的高校網上辦事大廳研究與實現[D].西安科技大學,2018.

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